Informace o zpracování osobních údajů pro potenciální zákazníky a zákazníky Jaroslava Včolka (IČO: 26439719)

Jaroslav Včolek (IČO: 26439719) zpracovává Vaše osobní údaje v roli správce osobních údajů. Jaroslav Včolek (IČO: 26439719) věnuje velkou pozornost ochraně a zabezpečení Vašich osobních údajů. Pro bližší vysvětlení a Vaši lepší orientaci jsme pro Vás připravili toto Informační memorandum – Informace o zpracování osobních údajů pro potenciální zákazníky a zákazníky Jaroslava Včolka (Jaroslav Včolek (IČO: 26439719) (dále jen „Informační memorandum“), který popisuje, jak nakládáme s osobními údaji, které o Vás shromažďujeme a zpracováváme.

Kdo jsem?

Jaroslav Včolek se sídlem M. Chasáka 3142, Frýdek, Frýdek-Místek, 73801, zapsán v živostenském rejstříku pod IČO: 26439719, vykonávající činnost zprostředkovatele finančních produktů, poskytování služeb finančního plánování, odborného poradenství a vzdělávání. Jaroslav Včolek je regulovaným subjektem pod dohledem České národní banky, Finančního arbitra, Finančního analytického úřadu a dalších orgánů veřejné moci. Jaroslav Včolek provádí činnost prostřednictvím svých spolupracovníků a zaměstnanců, kteří jsou ve smluvním vztahu s Jaroslavem Včolkem a jsou pověřeni ke zpracování osobních údajů v rozsahu dále uvedeném. Vaše osobní údaje zpracováváme na území
Evropské unie.

Jaké údaje o Vás zpracovávám?

V rámci hlavní činnosti zprostředkovatele finančních služeb o Vás zpracováváme různé kategorie osobních údajů, na základě kterých by bylo možné identifikovat
daný subjekt údajů. Těmito kategoriemi jsou:

• identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, adresa, datum narození, rodné číslo, telefon, e-mailová adresa);
• údaje vztahující se k předmětné smlouvě (např. pojištění – technický průkaz vozidla);
• údaje pro zjištění potřeb a požadavků zákazníka (např. povolání, rodinné poměry, vzdělání, provozované sporty a koníčky, údaje získané na základě
  záznamů z jednání);
• údaje z monitoringu (např. záznamů o využívání online služeb);
• další Vámi dobrovolně poskytnuté údaje pro poskytnutí služby finančního plánování. Jaroslav Včolek dále může poskytovat služby a zprostředkovávat uzavření smlouvy i v dalších oblastech mimo trh s finančními produkty, v takových případech o Vás zpracováváme údaje, které jsou potřebné pro uzavření smlouvy, obhajobu našich právních nároků a pro účely plnění našich právních povinností (např. osobní údaje potřebné pro dodržení požadavků AML zákona).

Pro jaké účely se zpracovávají Vaše osobní údaje?

Právní základy zpracování:

a) Plnění povinností vyplývajících zejména z následujících právních předpisů:
Poskytnutí některých osobních údajů stanovují jednotlivé oborové zákony, jako předpoklad pro poskytnutí služby finančního zprostředkování. V případě neposkytnutí právními předpisy požadovaných osobních údajů Vám nemusí být poskytnuty požadované služby ze strany Jaroslava Včolka nebo nebude možné zprostředkovat uzavření smlouvy.

• zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále a výše jen „AML zákon“) – pro plnění povinnosti vyplývající z AML zákona při zprostředkování všech finančních služeb, vyjma neživotního pojištění, a dále u poskytování dalších služeb či pro zprostředkování uzavření smluv, kde má Jaroslav Včolek povinnost plnit požadavky AML Zákona. Pro plnění povinností vyplývajících z AML zákona o Vás zpracováváme po dobu deseti let od ukončení obchodního vztahu zejména: jméno a příjmení, rodné číslo, a nebylo-li přiděleno, datum narození, dále místo narození, pohlaví, trvalý nebo jiný pobyt a státní občanství (u podnikajících fyzických osob pak obchodní firmu, odlišující dodatek nebo další označení, místo podnikání a identifikační číslo osoby), druh a číslo průkazu totožnosti, stát, popřípadě orgán, který jej vydal, a dobu jeho platnosti, kopii průkazu totožnosti, povolání, telefonní číslo a e-mailovou adresu, údaj, zda jste či nejste politicky exponovanou osobou nebo osobou, vůči níž ČR uplatňuje mezinárodní sankce podle zákona o provádění mezinárodních sankcí;
• zákon č. 256/2004 Sb., o podnikání na kapitálovém trhu – pro plnění povinností dle tohoto zákona zpracováváme po dobu 5 let (nestanoví-li jiný právní předpis lhůtu delší) zejména předsmluvní a smluvní dokumentaci, záznamy a dokumenty týkající se investičních služeb a obchodů dostatečné k tomu, aby na jejich základě mohla ČNB v rozsahu stanovenými právními předpisy sledovat dodržování požadavků právních předpisů;
• zákon č. 257/2016 Sb., o spotřebitelském úvěru – pro plnění povinností dle tohoto zákona po dobu 5 let (v případě zprostředkování smlouvy), nebo po dobu 1 roku (v případě zamítnutí žádosti o poskytnutí spotřebitelského úvěru ze strany finanční instituce) – nestanoví-li jiný právní předpis lhůtu delší, zpracováváme předsmluvní a smluvní dokumentaci;
• zákon č. 427/2011 Sb., o doplňkovém penzijním spoření – pro plnění povinností dle tohoto zákona zpracováváme po dobu 10 let od okamžiku výkonu činnosti směřující k uzavření smlouvy, příp. po dobu 10 let od uzavření smlouvy o doplňkovém penzijním spoření (3 roky v případě záznamů komunikace zachycující jednání o uzavření doplňkového penzijní spoření) zejména předsmluvní a smluvní dokumentaci;
• zákon č. 38/2004 Sb., zákon o pojišťovacích zprostředkovatelích a samostatných likvidátorech pojistných událostí a o změně živnostenského zákona;
• zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, pro plnění povinností vyplývající z tohoto zákona jsou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu promlčecí
  doby, tj. po dobu 15 let (nestanoví-li jiný právní předpis lhůtu delší);
• zákon č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, pro plnění povinností vyplývající z tohoto právního předpisu jsou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu zákonné promlčecí doby, tj. po dobu 15 let (nestanoví-li jiný právní předpis lhůtu delší).

V případě zahájení soudního, správního či jiného řízení, vztahujícího se k Vašim osobním údajům, Jaroslav Včolek zpracovává Vaše osobní údaje po celou dobu trvání takového řízení, a to v nezbytném rozsahu. Jaroslav Včolek plní své zákonné povinnosti v rámci poskytování součinnosti České národní bance, soudům, orgánům činným v trestním řízení, exekutorům, notářům, insolvenčním správcům a dalším orgánům veřejné moci dle příslušných právních předpisů.

b) Plnění smlouvy, poskytnutí služby a/nebo opatření přijatá před uzavřením smlouvy, poskytnutím služby:
Jaroslav Včolek zpracovává osobní údaje již od doby započetí jednání o uzavření smlouvy/poskytnutí služby s potenciálním zákazníkem, který projevil zájem o zprostředkování smlouvy/služby. Jaroslav Včolek zpracovává osobní údaje pro účely realizace Vámi požadovaného smluvního vztahu či požadované služby. Osobní údaje Jaroslav Včolek zpracovává v rámci přípravných jednání pro účely posouzení Vašich požadavků a potřeb, zkušeností a znalostí v oblasti finančních služeb, Vaší finanční situace, majetkových a rodinných poměrech, zaměstnaní a/nebo podnikatelské činnosti, vzdělání apod. V souvislosti s uzavřením smlouvy jsou zpracovávány také osobní údaje, které jsou potřeba pro uzavření smlouvy s danou finanční institucí, přičemž u takových osobních údajů Jaroslav Včolek vystupuje v roli zpracovatele osobních údajů.
Tyto osobní údaje se zpracovávají po dobu trvání smluvního vztahu s Vaší osobou a následně do doby promlčení možných nároků z tohoto smluvního vztahu vyplývajících, pokud jiný právní předpis nestanoví lhůtu delší. V případě, kdy nedojde k uzavření smlouvy a/nebo k poskytnutí služby, jsou osobní údaje v interním systému pracovávány max. po dobu 12 měsíců, následně dochází k jejich archivaci až do doby promlčení všech případných nároků vyplývajících z jednání a činností souvisejících s jednáním o uzavření smlouvy a/nebo poskytnutí služby, pokud jiný právní předpis nestanoví lhůtu delší.

c) Oprávněné zájmy správce:
Na právním základě oprávněného zájmu Jaroslav Včolek či třetí strany zpracováváme Vaše osobní údaje zejména v následujících
situacích:

•  zpracování osobních údajů osob, které nejsou smluvní stranou – na tomto právním základě zpracováváme osobní údaje osob, které nejsou smluvní stranou smlouvy. Jedná se zejména o údaje Vašeho partnera, dítěte, např. jakožto pojištěné osoby, osoby obmyšlené, a další osoby, jejichž osobní údaje jsou nezbytné k výkonu zprostředkovatelské činnosti;
• marketingové aktivity při naplnění podmínky, že můžete vzhledem k okolnostem zasílání obchodních sdělení důvodně předpokládat – zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu je považováno za zpracování prováděné z důvodu oprávněného zájmu správce. Přímý marketing zahrnuje nabízení služeb, jíž je subjekt údajů zákazníkem, lze-li předpokládat existenci legitimního oprávněného zájmu správce; právní základ oprávněného zájmu se naopak neuplatní na předávání osobních údajů za účelem zasílání marketingových sdělení třetím stranám, se kterými nemá subjekt údajů relevantní existující vztah – zde by byl potřeba souhlas subjektu údajů s tímto účelem zpracování;
• interní administrativní potřeby
• rozvoj obchodní činnosti, tj. oslovování potenciálních zákazníků a nabízení našich služeb, služeb třetích stran;
• profilování údajů, které o Vás evidujeme, a to za účelem nabídky služeb Jaroslav Včolek, avšak bez jakýchkoliv právních důsledků pro Vaši osobu;
• předcházení budoucím právním sporům a ochrana práv a právem chráněných zájmů Jaroslava Včolka ve vztahu k Vaší osobě, finanční instituci či další třetí osobě. Pro tyto účely o Vás může Jaroslav Včolek zpracovávat osobní údaje týkající se zdravotních nebo trestních záznamů, avšak pouze v případě, že jsou takové informace nezbytné pro stanovení, uplatnění nebo obhájení právního nároku Jaroslava Včolka. Existují také další případy, kdy potřebujeme sdílet a/nebo zpřístupňovat Vaše osobní údaje, aby bylo možné je řádně zpracovávat. Mezi osoby, se kterými můžeme sdílet tyto údaje a/nebo kterým je můžeme zpřístupnit, patří např. externí dodavatelé (např. společnosti poskytující poštovní služby a tiskárny, dodavatelé informačních technologií a systémů, společnosti poskytující právní dokumenty, právní poradci a další osoby, které se podílejí na poskytování našich služeb) či orgány veřejné moci.

Jaká jsou Vaše práva při zpracování osobních údajů?

V následujícím textu uvádíme shrnutí Vašich práv týkajících se Vašich osobních údajů.

Právo být informován

Máte právo na poskytnutí jasných, transparentních a snadno srozumitelných
informací o Vašich právech a o tom, jak používáme Vaše osobní údaje. Proto
Vám také sdělujeme informace obsažené v tomto Informačním memorandu.

Právo na přístup

Máte právo na přístup k Vašim osobním údajům (pokud je zpracováváme) a
jiným osobním informacím (podobné těm, které jsou uvedeny v tomto Informačním memorandu). To proto, abyste si byli jistí a mohli si případně ověřit, zda používáme Vaše osobní údaje v souladu s právními předpisy na ochranu osobních údajů.

Právo na opravu

Máte právo na opravu zpracovávaných osobních údajů, pokud jsou nepřesné
nebo neúplné.

Právo na výmaz

Také označováno jako „právo být zapomenut“ – umožňuje Vám požádat o smazání nebo odstranění Vašich osobních údajů tam, kde neexistuje žádný důvod pro jejich další zpracování. Nejedná se však o právo absolutní – i nadále můžeme mít právo nebo povinnost Vaše osobní údaje uchovávat, například v případech, kde máme zákonnou povinnost tak činit, nebo pokud máme jiný platný důvod k jejich uchování.

Právo na omezení zpracování

V určitých situacích máte právo “zablokovat“ nebo omezit další používání Vašich osobních údajů z naší strany. Pokud je zpracování omezeno, můžeme Vaše údaje pořád uchovávat, ale nemůžeme je dále používat. Pro tento účel vedeme seznamy osob, které požádaly o omezení zpracování, abychom se ujistili, že omezení bude respektováno i v budoucnu.

Právo na přenositelnost údajů

Máte právo získat kopii osobních údajů, které jste nám poskytl a znovu je použít nebo sdílet pro osobní účely. Osobní údaje Vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Právo vznést námitku

Máte právo vznést námitku proti určitým typům zpracování osobních údajů, včetně zpracování pro účely zasílání obchodních sdělení.

Právo podat stížnost

Máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu
osobních údajů, sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7-Holešovice,
webová adresa: www.uoou.cz.

Výše uvedená práva můžete uplatnit písemně volnou formou, nebo prostřednictvím formuláře, který je k dispozici na webu jardavcolek.cz. Žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis, nebo může být zaslána prostřednictvím datové schránky daného subjektu údajů.

Z jakých zdrojů zpracovávané osobní údaje pochází?

Vaše osobní údaje zpracovávané pro účely výše uvedené pocházejí z následujících zdrojů:

• údaje jste nám poskytli Vy, např. v souvislosti s poskytnutím služby, uzavřením smlouvy a/nebo dobrovolně v průběhu spolupráce/obchodního vztahu,
• z kontaktních formulářů umístěné pouze na doméně jardavcolek.cz
• údaje jsme získali od finanční instituce, se kterou spolupracujeme, a se kterou jsou osobní údaje sdíleny na základě smluvního vztahu,
• od třetí osoby, která doporučila naše služby Vaší osobě,
• od orgánů veřejné moci,
• z veřejně dostupných zdrojů – veřejné evidence a Vámi zveřejněné údaje na internetu,

Vaše osobní údaje vždy chráníme

Jaroslav Včolek se při zpracovávání osobních údajů řídí následujícími principy:

• veškeré osobní údaje zpracováváme vždy zákonně, korektně, spravedlivě, transparentně a odpovědně;
• zpracování je účelově omezené, což znamená, že zpracováváme osobní údaje pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely, přičemž osobní údaje nejsou dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;
• v rámci minimalizace údajů zpracováváme přiměřené, relevantní a omezené osobní údaje, a to v rozsahu nezbytném ve vztahu k účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány;
• zpracováváme přesné a aktualizované osobní údaje – pokud jsou osobní údaje nepřesné, zajistíme jejich opravu či případně výmaz, k čemuž můžeme požadovat Vaši nezbytnou součinnost;
• uchováváme osobní údaje ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány;
• chráníme Vaše osobní údaje, a to i tehdy, když najímáme externí dodavatele služeb;
• zajišťujeme, aby všechny naše IT systémy a další uložiště, kde máme uloženy osobní údaje, byly chráněny proti přístupu neoprávněných osob k informacím (např. prostřednictvím firewallu, antivirové ochrany, přísných požadavků na hesla, přihlašování do systémů atd.);
• když potřebujeme provést přenos osobních údajů mezi námi a stranou mimo naši společnost – například nějaké finanční instituci – ujistíme se, že používáme bezpečný způsob přenosu (např. šifrovaná e-mailová komunikace);
• vytváříme záložní kopie našich systémů a databází, aby se předešlo neočekávané ztrátě důležitých informací, které o Vás evidujeme.

Kdo se může stát příjemcem osobních údajů?

Vaše osobní údaje poskytujeme v odůvodněných případech a jen v oprávněných případech těmto kategoriím příjemců:

• finančním institucím, se kterými má Jaroslav Včolek uzavřenou smlouvu za účelem zprostředkování jejich finančních produktů a služeb (seznam spolupracujících finančních institucí naleznete na domovské stránce),
• obchodním partnerům Jaroslav Včolek za účelem uzavření smlouvy či poskytnutí služby na Vaši žádost,
• orgánům veřejné moci (ČNB, Finanční arbitr apod.) a soudům (zejm. při plnění našich zákonných povinností),
• poskytovatelům služeb nezbytných pro výkon naší činnosti (administrativní činnosti, archivace, právní poradenství, správa pohledávek apod.).

V případě nejasností ohledně zpracování osobních údajů nás kontaktuje na adrese sídla naší společnosti, nebo na e-mailové adrese jaroslav.vcolek@janliskapartneri.cz. Pokud nejste spokojeni s jakýmkoli aspektem shromažďování, sdílení nebo používání Vašich osobních údajů z naší strany, neváhejte nám to sdělit.